¿Qué significa “deuda presunta” en Colpensiones? Así lo explica este régimen pensional

El Sistema de Protección Social Integral para la Vejez que entrará en vigor a partir del 1 de julio de 2025, impulsada por el Gobierno de Gustavo Petro, ha realizado algunas modificaciones del régimen pensional colombiano. Una de las actualizaciones que ha hecho la Administradora Estatal de Pensiones, Colpensiones, es la deuda presunta.

La deuda presunta, consiste en la “omisión en el pago de aportes pensionales por un trabajador afiliado a Colpensiones, errores en la información declarada o por omisión en el reporte de novedades de retiro que impiden establecer la terminación de la relación laboral”, indica la página oficial de Colpensiones.

En el caso donde se reporte una deuda por omisión a un empleado, podrá consultar a través del portal web del aportante que brinda Colpensiones. Dicha página web es la encargada de suministrar el valor de la deuda y los ciclos de los trabajadores en los que se evidencia una omisión de información o errores en el proceso pensional.

Después de hacer la consulta en el portal del aportante, el empleador, quien tiene la información de los movimientos históricos de su nómina de trabajadores, podrá iniciar el proceso de depuración de deuda, es decir, la actualización de datos, corrección de información y demás novedades que garanticen la correcta afiliación de las obligaciones pensionales.

¿Cómo es el proceso de depuración de deuda?

Según Colpensiones, estas son las recomendaciones para hacer la depuración de deudas a los trabajadores que le prestan sus servicios:

• Verificar que los trabajadores tengan registro de afiliación o de traslado a una Administradora de Fondo de Pensiones (AFP).
• Los datos de afiliación coincidan con los datos del pago (tipo documento, número de documento y nombre).
• Los datos de pagos del aportante deben estar bien registrados (razón social, tipo y número de documento).
• Los pagos deben tener continuidad mensual.
• Corroborar que los datos de ciclo sean correctos y, en caso de que existan correcciones a pagos iniciales, estén debidamente identificados.
• El registro de las novedades de retiro debe estar en el periodo en el cual se culminó la relación laboral o se haya presentado fallecimiento por parte del trabajador.
• Cada pago debe tener su respectivo detalle. En caso de que haga falta validar medios magnéticos, los puede registrar a través de la sección correspondiente.
• Asegurarse que el pago se haya realizado de forma completa y por todos los trabajadores durante la vigencia de la relación laboral.
• Hay que confirmar que los pagos de corrección tengan la respectiva identificación y estén relacionados con la identificación del pago inicial.
• Rectificar que los pagos se hayan realizado en la administradora correspondiente a la cual se encuentra afiliado el trabajador.
• Si hubo pagos extemporáneos, confirmar si se pagaron intereses de mora.

¿Qué documentos se necesitan para el ingreso al portal del aportante?

En caso de necesitar información de la deuda presunta de su trabajador, tenga presente los siguientes documentos que se solicitan para el registro del portal del aportante, según Colpensiones.

Para empresas privadas:

• Cedula de ciudadanía del representante legal
• RUT
• Certificado de Cámara y Comercio

Para entidades públicas:

• Cedula de ciudadanía del Representante Legal
• RUT
• Certificado de Cámara y Comercio, en caso de no contar con este, debe presentar documento probatorio o acta de posesión del representante legal de la entidad.

Para entidades del orden Nacional (ministerios, departamentos administrativos, etc.):

• Validar el acta de posesión de jefe de talento humano o la resolución de delegación de funciones.

Para entidades del Estado que han sido suprimidas, fusionadas o liquidadas:

• Debe presentar el documento remitido que asignó las funciones a la entidad que se encuentra activa.

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