¿Cómo homologar estudios de una persona venezolana en Colombia? Legalización, convalidación y más

En Colombia, según la Plataforma de Coordinación Interagencial para Refugiados y Migrantes de Venezuela, R4V, la población venezolana asciende a unas 2′808.968 personas, de acuerdo con las cifras más actualizadas de la asociación, con corte a septiembre de 2024.

Del total, al menos 2,35 millones cuentan con un estatus regular, un mecanismo al que se puede llegar por medio de varios mecanismos y varias opciones de documentación, como las visas, la cédula de extranjería o, desde 2021, el Estatuto Temporal de Protección para Venezolanos (ETPV).

A septiembre del año pasado, más de 340 mil personas venezolanas estaban en proceso de buscar el ETPV, y más de 1,93 millones habían conseguido que el Gobierno emitiera un Permiso de Protección Temporal (PPT). La población venezolana con estatus irregular asciende a más de 457 mil.

La regulación del estatus migratorio puede brindarles a las personas venezolanas la posibilidad de entrar en el sistema de salud, en el de seguridad social, en el educativo o en el laboral. Sin embargo, las entidades pueden solicitar documentos adicionales, para lo que se necesitaría una apostilla.

¿La convalidación y la homologación son lo mismo?

No. Mientras convalidar es un proceso del Ministerio de Educación para títulos profesionales, la homologación es un reconocimiento que realiza cada institución de educación superior (IES), de forma independiente, para los estudios parciales, no para los diplomas.

“Este procedimiento es desarrollado de manera autónoma por cada IES, y generalmente se encuentra establecido en el reglamento interno de cada institución”, precisa el Ministerio.

O sea, la convalidación legaliza y valida un título —a través del Gobierno, o bien, el Ministerio—, y la homologación certifica algunos estudios con el objetivo de continuarlos —a través de las universidades—.

¿Cómo homologar en Colombia los estudios de Venezuela?

El procedimiento varía según cada universidad. Las personas migrantes deben verificar los reglamentos internos o consultar en el área de admisión de cada IES. Aquí, algunos ejemplos:

• En la Universidad Javeriana, el reglamento estudiantil vigente desde 2022 indica que un estudiante “podrá solicitar la homologación de asignaturas cursadas y aprobadas en otra institución”. La decanatura de cada facultad, luego de escuchar a la dirección de un programa, admitirá el procedimiento.
• En la Universidad Nacional el proceso funciona con cada consejo de facultad, que “podrán homologar asignaturas cursadas en otras instituciones cuando, a juicio del Comité Asesor del Programa Curricular, sean similares” a las ofrecidas en la Unal.
• La Universidad del Norte, de Barranquilla, admitirá estudiantes “por transferencia externa”, señala su reglamento, luego de una solicitud resuelta por la decanatura de cada facultad. Se requiere haber cursado al menos un año de estudios universitarios en otra institución, en la que la persona potencialmente admitida no puede haber sido sancionada. El proceso solamente puede llevarse a cabo durante el primer semestre de estudios.
• La Universidad de Antioquia dispone de un portal de trámites en su página web en el que exhibe los cursos clasificables —es decir, los que pueden homologarse—. A través del portal, se puede radicar una solicitud de homologación, luego de haber sido admitido a la universidad, y hacer seguimiento al estado de la petición.
• La Universidad del Valle del Cauca cuenta con su Sistema de Registro Académico y Admisiones (SIRA), un sitio web en el que se puede ingresar equivalencias —que es como la universidad llama técnicamente a la homologación— de materias en cuatro casos, incluyendo el de traslado si la persona solicitante ya cursó estudios en otra institución.

¿Cómo convalidar los títulos profesionales de instituciones venezolanas?

La convalidación es el proceso con el que el Ministerio de Educación colombiano reconoce a un título profesional otorgado “por una institución legalmente autorizada en el país de origen”, como explica la cartera en su página web, incluyendo, por supuesto, a Venezuela.

En sí mismo, no es un procedimiento imprescindible, pero las empresas suelen solicitarlo en procesos de vinculación laboral y contractual. De hecho, para ubicarse en el escalafón docente colombiano y para participar en licitaciones públicas sí es un mecanismo obligatorio.

Para poder convalidar un título, tanto de preescolar como de primaria, secundaria o de carreras universitarias y posgrados, se deben aportar varios documentos, como el certificado de asignaturas, y el diploma debe estar debidamente apostillado. Estas son las etapas:

• Etapa inicial, que implica un registro en el formulario indicado ESTE PORTAL WEB, que es la sede electrónica del Ministerio de Educación. El ente gubernamental podrá solicitar información complementaria antes de pasar al siguiente paso.
• Luego de la definición del criterio de convalidación o del criterio de evaluación, dependiendo del título, se genera un proyecto de acto administrativo y se le notifica a la persona solicitante, o se procede a una evaluación académica antes del diseño de la resolución.

El trámite podría demorarse entre sesenta y 180 días calendario. Las personas venezolanas deberán adjuntar documento de identidad, diploma con sello de apostilla, certificado de asignaturas, formato de resumen de productos de investigación (para maestrías) y el acta de sustentación del trabajo de investigación (para doctorados).

La cartera de la educación ha dispuesto ESTE ENLACE para brindar información más detallada y proceder con la convalidación. En 2025, la convalidación en Colombia de títulos extranjeros de pregrado cuesta $913.314, y la de posgrado, $1′037.811.

¿Qué es apostillar?

La apostilla es un certificado gubernamental que 116 países entregan a documentos para que cuenten con validez en cualquiera de los Estados parte del Convenio de La Haya, un tratado internacional para agilizar la legalización de diplomas, certificados de antecedentes, entre otros oficios.

Cada procedimiento de apostilla debe ser certificado por el Gobierno del país que emite un documento. Es decir, Colombia solamente puede validar, por ejemplo, diplomas de universidades colombianas, y Venezuela, a su vez, cualquier archivo proveniente de entidades venezolanas.

Una vez un documento pase por la apostilla, podrá tener plena validez en el país para el cual se presente la solicitud. En ESTE ENLACE la Cancillería venezolana muestra una lista de documentos que pueden apostillarse o, según los requisitos de cada país, cumplir una legalización específica.

¿Cómo puede una persona venezolana apostillar documentos para hacerlos válidos en Colombia?

El proceso de apostilla es gratuito. Sin embargo, si se realiza en representaciones venezolanas en el exterior, como el Consulado de Caracas en Cúcuta, la sede diplomática podría cobrar algunos aranceles y verificaciones de documentos, salvo que sean de menores de edad.

“Por regla general”, explica la página web de la Embajada de Venezuela en Colombia, “todo documento público venezolano debe ser legalizado o apostillado para ser válido en el extranjero”. El procedimiento puede llevarse a cabo en línea y a través de citas, así:

1. El primer paso es registrarse en ESTE PORTAL, verificando la información de identidad. Dependiendo del caso de los documentos a apostillar, debe registrarse también a los hijos o hijas del titular del trámite, así como a algún representante en caso de que no pueda asistir a una cita presencial.
2. Indicar los documentos próximos a legalizar. La página web indicará qué clase de trámite en específico debe ser el siguiente. En Colombia, por ejemplo, para apostillar documentos académicos, como diplomas o certificados de notas, primero se requiere una legalización por parte del Ministerio de Educación.
3. Comprobar si el documento es válido para una apostilla electrónica, que llegará al correo electrónico registrado en máximo cinco días hábiles. En caso contrario, indicar el punto geográfico en el que se encuentra la persona solicitante —en Venezuela o en el exterior— y solicitar una cita, cuya fecha luego será informada.
4. En caso requerido, asistir a la cita con los documentos necesarios, cuya información debe corresponder a la aportada previamente en el portal web, además de dos copias de la cédula venezolana o el pasaporte.

La página de registros habilitada por el Gobierno venezolano funciona las veinticuatro horas del día, según los últimos dígitos del Registro Único de Información Fiscal (RIF, equivalente del RUT colombiano), de la cédula de identidad o del pasaporte, y según el día:

• Lunes: RIF, cédula o pasaporte que termine en 0 y 1
• Martes: RIF, cédula o pasaporte que termine en 2 y 3 
• Miércoles: 4 y 5 
• Jueves: 6 y 7
• Viernes: 8 y 9
• Sábado: 0, 1, 2, 3 y 4 
• Domingo: 5, 6, 7, 8 y 9